Arrêté du 3 décembre 2018 relatif à la procédure de recueil des signalements émis par les lanceurs d'alerte au sein du ministère chargé de l'enseignement supérieur et de la recherche - Article 9

I. - Les signalements sont retracés dans un registre dans des conditions garantissant la confidentialité des informations.
II. - Seules les informations suivantes peuvent être mentionnées au registre :

- ouverture du dossier de signalement avec indication de la date d'envoi par l'auteur du signalement et de sa date de réception ;
- identité, fonctions, lieu d'exercice et coordonnées de l'auteur du signalement ;
- identité, fonctions et coordonnées de la ou des personnes faisant l'objet du signalement ;
- identité, fonctions et coordonnées de la ou des personnes intervenant dans la réception, l'examen de la recevabilité et le traitement du signalement ;
- identité, fonctions et coordonnées du supérieur hiérarchique direct ou indirect de l'auteur ayant transmis le signalement, le cas échéant en application de l'article 2 du présent arrêté ;
- faits, actes, menaces ou préjudices signalés ;
- éléments recueillis dans le cadre de l'examen de la recevabilité et du traitement du signalement ;
- compte rendu des opérations de recevabilité et du traitement du signalement ;
- date, nature et contenu des échanges avec l'auteur du signalement ;
- date, nature et contenu des échanges avec la ou des personnes faisant l'objet du signalement ;
- contact avec les tiers ;
- suites données au signalement ;
- date de clôture du dossier de signalement à l'issue de l'ensemble des opérations de recevabilité et de traitement du signalement ;
- date de suppression des éléments du dossier de signalement selon les modalités prévues à l'article 11 du présent arrêté.

Les faits et éléments recueillis sont limités aux domaines concernés par le signalement. Les formulations utilisées pour décrire la nature des faits, actes, menaces ou préjudices signalés font apparaître leur caractère présumé.
III. - Les informations mentionnées au II du présent article ne sont accessibles qu'au référent.
Les agents mentionnés à l'article 3 du présent arrêté ont accès aux seules informations nécessaires à l'enregistrement, l'examen de la recevabilité et au traitement des signalements dont ils ont la charge.
IV. - Lorsque le dispositif d'alerte mis en œuvre prend la forme d'un traitement automatisé de données à caractère personnel, il fait l'objet d'un engagement de conformité relatif aux obligations de sécurité et de confidentialité dans les conditions prévues par la loi du 20 juin 2018 susvisée.