Section 3 : Comptabilité du comptable

Les fonctions de comptable de la commune sont exercées par un comptable de la direction générale des finances publiques.

Le maire remet au comptable de la commune, dûment récapitulée sur un bordereau d'émission, une expédition en forme de tous les baux, contrats, jugements, testaments, déclarations, états de recouvrement, titres nouveaux et autres, concernant les recettes dont la perception lui est confiée.

Le comptable peut demander, au besoin, que les originaux des actes formant titre au profit de la commune lui soient remis contre récépissé.

Le compte de gestion des comptables des communes et des établissements publics communaux comprend toutes les opérations constatées au titre de la gestion, y compris celles effectuées pendant le délai complémentaire prévu à l'article D. 241-3.

Ces opérations sont rattachées à la dernière journée de la gestion.

Le compte de gestion présente la situation générale des opérations de la gestion en distinguant :

1° La situation au début de la gestion, établie sous la forme de bilan d'entrée ;

2° Les opérations de débit et de crédit constatées durant la gestion ;

3° La situation à la fin de la gestion, établie sous forme de bilan de clôture ;

4° Le développement des opérations effectuées au titre du budget ;

5° Et les résultats de celui-ci ;

6° Les recouvrements effectués et les restes à recouvrer ;

7° Les dépenses faites et les restes à payer ;

8° Les crédits annuels ;

9° L'excédent définitif des recettes.

Le compte de gestion est établi par le comptable en fonction à la clôture de la gestion.

Il est visé par l'ordonnateur, qui certifie que le montant des titres à recouvrer et des mandats est conforme aux écritures de la comptabilité administrative.

Il est signé par tous les comptables qui se sont succédé depuis le début de la gestion.

Le comptable recouvre les divers produits aux échéances déterminées par les titres de perception ou par le haut-commissaire.

Le comptable est chargé seul et sous sa responsabilité :

1° De faire toutes les diligences nécessaires pour la perception des revenus, legs et donations et autres ressources affectées au service de la commune ;

2° De faire faire, contre les débiteurs en retard de payer et avec l'autorisation du maire, les actes, significations, poursuites et commandements nécessaires ;

3° D'avertir les administrateurs de l'expiration des baux ;

4° D'empêcher les prescriptions ;

5° De veiller à la conservation des domaines, des droits, des privilèges et hypothèques ;

6° De requérir, à cet effet, l'inscription au bureau des hypothèques de tous les titres qui en sont susceptibles ;

7° Enfin, de tenir registre des inscriptions au bureau des hypothèques et autres poursuites et diligences.

Le comptable joint à ses comptes, comme pièce justificative, un état des propriétés foncières, des rentes et des créances mobilières composant l'actif de la commune ou un état annuel décrivant les modifications survenues au cours de l'exercice.

Cet état, certifié conforme par le comptable, est visé par le maire, qui joint ses observations s'il y a lieu.

Les certificats de quitus sont délivrés aux comptables, à l'effet de remboursement de cautionnement, après que l'autorité qui juge les comptes a reconnu qu'ils ont satisfait aux obligations imposées par l'arrêté du 29 vendémiaire an XII pour la conservation des biens et des créances appartenant aux communes.

Les comptables ne peuvent se refuser à acquitter les mandats ou ordonnances, ni en retarder le paiement, que :

- si la somme ordonnancée ne porte pas sur un crédit ouvert ou excède le montant de celui-ci ;

- si les pièces produites sont insuffisantes ou irrégulières ;

- s'il y a, par due signification, entre les mains du comptable, opposition ou paiement réclamé.

Tout refus, tout sursis de paiement est motivé dans une déclaration immédiatement délivrée par le comptable au maire et, le cas échéant, au porteur du mandat.

Les écritures du comptable sont tenues en partie double.

Elles nécessitent l'emploi des documents ci-après :

1° Des journaux divisionnaires sur lesquels les opérations sont inscrites en détail par ordre chronologique, au fur et à mesure où elles sont constatées ;

2° Un journal et un grand livre général ou un journal centralisateur tenant lieu de journal général, de grand livre général et de livre de balances où sont reportées périodiquement les opérations consignées sur les journaux divisionnaires ;

3° Des livres auxiliaires et autres documents de développement.

Des dispositions particulières peuvent être appliquées, avec l'accord du ministre de l'économie et des finances, par les postes dotés de moyens mécanographiques ou informatiques.

Les comptes à ouvrir dans les écritures du comptable sont fixés par instruction du ministre chargé de la Nouvelle-Calédonie et du ministre de l'économie et des finances qui établissent les divisions du budget communal en chapitres et articles.

Le comptable dresse, d'après ses écritures, son compte de gestion qui présente toute les opérations afférentes à l'exercice clos, mentionnées à l'article D. 241-18.

Ce compte est remis par le comptable au maire pour être joint, comme pièce justificative, au compte administratif et servir au règlement définitif des recettes et des dépenses de l'exercice clos.

Les comptes sont transmis au comptable chargé de leur mise en état d'examen et de leur présentation, avant le 31 décembre, aux autorités chargées de les juger ou de les apurer, conformément aux dispositions du chapitre II du présent titre.

Le comptable de la commune est assujetti, pour l'exécution des règlements concernant sa responsabilité et les formes de la comptabilité communale, à la surveillance du directeur chargé de la direction des finances publiques de la Nouvelle-Calédonie.